Análisis de Brechas para Alcanzar el Rendimiento Ideal

¿Qué es un check list de Análisis de Brechas (GAP)?

El Análisis de Brechas (GAP) es una herramienta muy poderosa para conocer el estado de la empresa o identificar sus puntos débiles. Pues, se utiliza para evaluar internamente las diferencias entre el desempeño actual de una empresa y el desempeño esperado. Esta diferencia o brecha, lo que da el nombre a este método y que en inglés se lo conoce como Gap Analysis, puede ser utilizado para analizar oportunidades de ventas, demanda de clientes, evaluar departamentos (como el de recursos humanos, ventas y servicio al cliente), la organización de la empresa o su seguridad, los riesgos, entre otros.

Para que un análisis GAP sea efectivo, debe realizarse de forma coordinada y organizada. Por ello, se recomiendan el uso de hojas de control de análisis de brechas que permitan documentar todo lo relevante al estado actual de la organización e identicar las áreas que requieren de especial atención. Solo teniendo en claro cuál y en dónde está la brecha, es posible diseñar e implementar un plan de acciones correctivas que lleven a la organización a ese tan deseado estado al que quiere llegar. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo siguiente:

1. Cómo hacer un análisis de deficiencias. Sigue estos 4 pasos.
2. Ejemplo de análisis GAP.
3. Qué tecnología aplicar en el análisis de deficiencias: Lumiform tiene la solución.

¿Cómo hacer un análisis de deficiencias? Sigue estos 5 pasos

El análisis de deficiencias dentro de una empresa es un proceso relativamente sencillo pero que requiere de mucha investigación, coordinación y planificación. No existe un proceso establecido para llevar a cabo este análisis, ya que este debe adecuarse a las necesidades del negocio. Sin embargo, existen 4 pasos que puedes seguir para analizar las deficiencias que buscas superar. Estos son:

1. Analiza dónde estás ahora:

Describe el estado actual de la situación, el dónde estamos ahora.

• ¿Cuál es el número de productos vendidos?
• ¿Cuáles son los ingresos generados o el beneficio obtenido?
• ¿Cuál es el rendimiento del empleado hoy?
• ¿Se satisfacen las necesidades del empleado?

Por ejemplo, si deseas identificar los vacíos en tu negocio de venta de productos, determina qué áreas vas a escoger para realizar un análisis de deficiencias: la calidad del producto o el marketing.

2. Determina a dónde quieres llegar:

Despues de evaluar el estado actual de la empresa, establece objetivos medibles y realistas, para que puedas medir el progreso. El objetivo puede ser mejorar la ventaja competitiva o aumentar las ventas de 17,3000 unidades a 19,800 el siguiente mes.

• ¿Cuántos productos más se espera vender?
• ¿Cuáles son los ingresos generados o el beneficio obtenido?
• ¿Qué porcentaje se quiere aumentar de los ingresos?
• ¿Qué beneficios se buscan generar?

3. Define la brecha:

Comprende la brecha que existe entre el estado actual y el deseado. Por ejemplo, para vender 19,800 unidades al mes en comparación con las 17,3000, se requieren 2 equipos más de producción y cambiar la estrategia de marketing.

Dependiendo de la magnitud de la brecha, es posible que las acciones correctivas a implementar no requieran más que cambiar de un proveedor a otro. Pero, si la brecha es mayor, quizás la solución esté en cambiar el modelo de negocio o implementar nuevos procesos y procedimientos. Sea cual sea el caso, se debe documentar la brecha, la información relevante y las acciones encaminadas a reducirla.

Aquí se distingue entre brechas operativas y estratégicas:

1. Identificación de la brecha estratégica: La brecha estratégica puede cerrarse con diversas medidas estratégicas. Por ejemplo, aumentando la cuota de mercado de los productos existentes.
2. Identificación de la brecha operativa: La brecha operativa se cierra agotando todos los recursos. A la hora de cerrar la brecha, hay que tener en cuenta los aspectos de la brecha de rendimiento y la brecha competitiva.

Para poder determinar el por qué no estamos en el punto deseado, puedes implementar la estrategia de idenficación de problemas 5 porqués para llegar a la respuesta que buscas, o implementar el Gemba Walk para identificar las áreas problemáticas y entender la causa del estado actual.

4. Crea un plan de acción para cerrar la brecha:

Definir los pasos exactos a seguir y en orden de prioridad. Estas acciones deben incluir las soluciones, las razones por las que son apropiadas y las fechas límite para su realización. Considera la implementación de soluciones digitales para ejecutar el plan de accion efectivamente. Por ejemplo, el uso de la tecnología te puede ayudar a implementar auditorías recurrentes sobre el manejo de las brechas, gestión muy importante para el éxito a largo plazo de la empresa. Para involucrar a todo el personal y asegurar la calidad de todo proceso te recomendamos implementar una auditoría de procesos por capas.

Ejemplo de análisis GAP.

En este ejemplo, vamos a analizar cómo aumentar la cuota diaria de producción de jerseys utilizando un modelo de análisis de brechas:

Auditoría GAP

1. 1. • Nombre del auditor: John Smith

1. 1. • Fecha: 14-10-2021

Análisis de brechas

1. 1. • Descripción del estado actual: Actualmente, los empleados sólo cosen 10 jerseys al día. Sin embargo, esto no es suficiente para mantener la demanda actual, pero la empresa no quiere contratar más trabajadores.

1. 1. • Descripción del estado al que se quiere llegar (que debe ser cuantificable): Cada empleado debe ser capaz de coser 11 jerseys al día sin comprometer la calidad.

1. 1. • Añada algunos de los siguientes factores:
        • Describa el trabajo: Coser jerseys de lana. Cinco rojos, dos naranjas, dos marrones y uno morado.
        • Estado de realización actual en este momento: 10 jerseys al día.
        • El estado/objetivo que quieres obtener: 11 jerseys al día

Brechas y peligros identificados

1. 1. • • La preocupación es la reducción de la calidad para mayores cantidades. El objetivo actual es aumentar la producción en un suéter por empleado al día. Con el tiempo, la empresa desea aumentar lentamente el número a medida que se identifiquen soluciones y se agilice el proceso de costura.

Análisis de la brecha estratégica

1. 1. • • Descripción del estado actual: Actualmente los empleados se quejan de que sus máquinas de coser se atascan constantemente. El tiempo que se tarda en desatascar la máquina, atar el dobladillo y volver a enhebrar la aguja se estima en un total de una hora al día, tiempo que se podría emplear en hacer un jersey más.

1. 1. • • Descripción del estado objetivo: Reducir el número de veces que las máquinas de coser se atascan al día.

1. 1. • • ¿Qué medidas son necesarias?: Implementar una rutina de limpieza periódica de las máquinas de coser para reducir que el polvo, la tela, el hilo y otros materiales obstruyan y atasquen la máquina.

Análisis de las deficiencias operativas

1. 1. • • Descripción del estado actual: Actualmente, las máquinas sólo se limpian una vez a la semana.
        • ¿Se utilizaron completamente todos los recursos?
          Yes   No   N/A
        • ¿Se han aprovechado plenamente los potenciales de la empresa?
          Yes   No   N/A
        • Descripción del estado objetivo: Los empleados deberán ahora limpiar sus máquinas al final de cada turno.
        • ¿Qué medidas son necesarias? Los empleados tendrán que recibir una nueva formación sobre los procedimientos de limpieza adecuados, y se deberán destinar diez minutos más al día para esta tarea.

Finalización

1. 1. • • ¿Tiene alguna recomendación? Mi recomendación es volver a revisar los planes y procedimientos actuales dentro de dos meses para ver si se pueden hacer más mejoras.

Nombre completo y firma del empleado: John Smith

Nombre completo y firma del gerente/supervisor: Terry Brown

¿Por qué utilizar las herramientas digitales de Lumiform para hacer el análisis GAP?

Una plantilla en papel o en Excel para un efecuar el análisis de GAP es ineficaz y lleva mucho tiempo, ya que requiere duplicar el trabajo. Además, existe el riesgo de pérdida de datos y documentación. La pérdida de informes de análisis GAP puede impedir que los empleados y los directivos corrijan las deficiencias a tiempo. Por ello, te recomendamos probar hoy mismo las plantillas gratuitas de Lumiform.

Con Lumiform puedes hacer lo siguiente:

• Generar datos en tiempo real sobre tus procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.
• Obtener una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
• Accedes informes que se generan automáticamente tras el uso de las plantillas digitales.
• Aumentar la eficiencia de los procesos internos: los incidentes se resuelven hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo o con terceros.
• Ahorrar tiempo con un análisis automático de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan atención.
• La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus listas en papel en un par de clics y personizarla según tus necesidades.
• El software de Lumiform es muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados.
• La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.